Ersteinrichtung Notenbuch

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach Ihre eigene Schule auf beste.schule erstmalig anlegen und die wichtigen Grundeinstellungen vornehmen. Zu einigen Schritten finden Sie auch ein passendes Erklärvideo verlinkt. Nutzen Sie diese Anleitung auch, um zu erfahren, wie Sie in Ihrer bestehenden Schule Anpassungen in den Grundeinstellungen vornehmen.

Beachten Sie beim erstmaligen Anlegen Ihrer Schule auf beste.schule unbedingt die hier aufgezeigte Reihenfolge, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Sie möchten zum Ausprobieren und Testen von beste.schule nicht mit eigenen Daten arbeiten? Dann finden Sie hier weitere Informationen zu unseren bereitgestellten Demo-Daten.

Schule anlegen

Eine Schule anzulegen ist mit wenigen Klicks erledigt: Besuchen Sie beste.schule und klicken Sie oben rechts auf "Schule gründen".

Legen Sie sich nun einen neuen Account an. Vergeben Sie einen Benutzer*innennamen, ein Passwort und ggf. eine E-Mail Adresse. Dieser Account wird Ihr erster Admin-Account sein! Wählen Sie anschließend aus, dass Sie eine neue Schule anlegen möchten und geben Sie dann die Daten entsprechend ein.

Zuletzt wählen Sie die Module aus, die Sie nutzen möchten: Notenbuch, Klassenbuch oder Schulleben. Sie können diese Auswahl später jederzeit unter Einstellungen > Module ändern. Klicken Sie abschließend auf "Erstellen".

Nun ist Ihre Schule angelegt.

Die Übersicht als Ausgangspunkt

Diese Seite ist Ihr zentraler Ausgangspunkt für die gesamte
Einrichtung. Kehren Sie hierhin zurück um die nächsten Schritte angezeigt zu bekommen.

Die Einrichtungs-Checkliste führt Sie durch alle acht Schritte der
Ersteinrichtung und zeigt Ihnen jederzeit an, wie weit Sie sind. Bereits
erledigte Schritte sind grün abgehakt, der nächste offene Schritt ist blau
hervorgehoben und lässt sich direkt über die Schaltfläche darunter starten.

Falls der letzte Schritt nicht aktualisiert wurde, laden Sie die Seite bitte erneut über den "Seite-neu-laden"-Button in Ihrem Browser, oder die F5-Taste.

Schuljahr anlegen

Beginnen Sie mit dem Schuljahr. Klicken Sie in der Checkliste auf "Schuljahre
anlegen" oder wählen Sie links in der Seitenleiste "Schuljahre" und dort oben
rechts "+ Hinzufügen".

Vergeben Sie einen Namen für das Schuljahr und legen Sie Beginn und Ende des gesamten Schuljahres fest. Klicken Sie anschließend auf "Speichern". Erst nach dem Speichern können Sie die Schulhalbjahre anlegen.

Tipp: Lassen Sie das neue Schuljahr bereits zu Beginn der Vorbereitungswoche
starten. So können Sie ab diesem Zeitpunkt schon alles fertig einrichten und
eintragen.

Schulhalbjahre

Klicken Sie im gespeicherten Schuljahr auf "+ Halbjahr hinzufügen". Es öffnet
sich ein Dialog mit folgenden Feldern:

Beachten Sie beim Anlegen der Halbjahre bitte unbedingt folgende Hinweise:

• Das Enddatum des jeweiligen Halbjahres entspricht auch dem Datum auf dem Zeugnis.
• Verhindern Sie eine Lücke zwischen dem Startdatum des Schuljahres und dem Start des ersten Halbjahres, da dies zu zu technischen Problemen führen kann. Wir empfehlen die Lücke zu entfernen, indem der Beginn des ersten Halbjahres dem Datum des Starts des Schuljahres entspricht.
• Legen Sie unbedingt zu Beginn des Schuljahres beide Halbjahre an! So verhindern Sie spätere erneute Datenanpassungen im 2. Halbjahr.
• Haben Sie für alle Schüler*innen gleichbleibende Schulhalbjahre, können Sie das Feld "Typ" leer lassen (gilt i.d.R. für Grundschulen, Oberschulen, Förderschulen).
• Haben Sie verschiedene Halbjahre (z.B. Sek I und Sek II) vergeben Sie bitte einen Typ. Legen Sie z.B. ein Gymnasium auf beste.schule an, so benötigen die Klassenstufen 11 und 12 jeweils ein eigenes Schulhalbjahr, da sowohl die Notengebung als auch z.T. die Länge der Halbjahre unterschiedlich im Vergleich zur Sekundarstufe I sind. 
• Sollen Noten des 1. Halbjahres in das 2. Halbjahr mit übernommen werden, stellen Sie dies entsprechend unter "Einschließlich" im 2. Halbjahr ein.
  • Haben Sie Trimester und in jedem Schulhalbjahr das jeweils vorherige ausgewählt, so werden im letzten Trimester alle Noten angezeigt.

Klicken Sie zum abschließenden Speichern auf Erstellen.

Beispiel Gymnasium

Hier benötigen die Klassenstufen 11 und 12 jeweils eigene Schulhalbjahre, da sowohl die Notengebung als auch teilweise die Länge der Halbjahre von der Sekundarstufe I abweichen. Angelegt werden also je zwei Halbjahre mit den Typen "Sek1", "11" und "12" (Typen können auch anders benannt werden).

Beispiel Grundschule, Oberschulen, Förderschulen, ...

Haben alle Ihre Klassen die gleichen Halbjahreszeiträume, legen Sie lediglich zwei Halbjahre an und lassen das Feld "Typ" leer.

Vorbereitung aller Stammdaten für die nächsten Schritte

Falls Sie nicht alle Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Klassen und Fächer manuell anlegen möchten, können Sie Datensätze aus Ihren Stammdatensystem zu uns überführen. Erzeugen Sie diese Daten am besten jetzt schon vorab, dann müssen Sie später nicht immer wieder in Ihr Stammdatensystem wechseln.

Wir benötigen die folgenden Daten:

• Fächer
• Lehrkräfte
• Schülerinnen und Schüler
• Klassen

Für die Exporte müssen Sie ganz bestimmte Inhalte auswählen. Welche das sind und wie Sie die Exporte erstellen, erfahren Sie hier.

Unterrichtsfächer

Legen Sie nun Ihre Unterrichtsfächer an. Klicken Sie in der Checkliste auf
"Fächer erstellen" oder wählen Sie links in der Seitenleiste "Fächer".

Unterrichtsfächer haben einen Namen und eine interne ID. Die interne ID
(Kurzform) dient dazu, das Fach eindeutig wiederzufinden - hier sollten Sie die amtlichen Fächerabkürzungen wie etwa "DE" verwenden. Der Name ist die
ausgeschriebene Form des Faches.

Natürlich müssen Sie Ihre Unterrichtsfächer nicht per Hand eingeben. Klicken Sie oben rechts auf "Importieren". Sie haben dort drei Möglichkeiten:

• häufige Unterrichtsfächer: Wählen Sie aus einer Liste bekannter Fächer aus und legen Sie diese direkt an.
• Kopfnoten: Fügt die Kopfnoten-Fächer hinzu, damit Kopfnoten auf dem Zeugnis erscheinen können.
• Importieren: Übernimmt die Fächer aus einer Exportdatei Ihres Schulverwaltungsprogramms (z. B. SaxSVS).

Kopfnoten-Fächer

Selbstverständlich können Sie auch Kopfnoten in beste.schule vergeben, damit diese entsprechend auch auf dem Zeugnis erscheinen. Die Kopfnoten-Fächer legen Sie folgendermaßen an: Mit einem Klick auf das kleine Importsymbol haben Sie die Möglichkeit Kopfnoten-Fächer zunächst hinzuzufügen.

Hinweis: Falls die Kopfnoten den Schüler*innen nicht angezeigt werden sollen, können Sie beim Erstellen der Fächer entsprechend die Sichtbarkeit auf "Lehrer*in" setzen.

Wahlpflicht-Fächer

In beste.schule haben Sie die Möglichkeit Wahlpflichtfächer zu hinterlegen. Sie können insgesamt zunächst zwei Wahlpflichtfächer anlegen. Als Fach-IDs können Sie "WPF" und "WPF2" verwenden. Sie können bei Bedarf die ID noch individuell verlängern mithilfe eines Doppelpunktes, zum Beispiel "WPF:mu" oder "WPF2:we".

Import aus Verwaltungsprogramm

Sie haben auch die Möglichkeit die Unterrichtsfächer aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm (z.B. SaxSVS) zu exportieren und anschließend in beste.schule zu importieren. Exportieren Sie die Datei und klicken Sie in dann in beste.schule oben rechts auf das kleine Importsymbol und wählen "Importieren" aus.

Jahrgänge

Legen Sie im nächsten Schritt die Jahrgänge an. Klicken Sie in der Checkliste unter "Übersicht" auf "Jahrgänge anlegen" oder wählen Sie links in der Seitenleiste "Jahrgänge".

Das Anlegen der Jahrgänge dient dazu, beim Import der Schüler*innen die passenden Schulhalbjahre automatisch zu hinterlegen und für die Klassen die Bewertungsskala sowie optional die Unterrichtszeiten festzulegen.

Klicken Sie oben rechts auf "+ Erstellen". Füllen Sie anschließend die Felder aus:

• Name: Tragen Sie hier den Namen des Jahrgangs ein. Bitte verwenden Sie nur ganze Zahlen (z.B. "5" oder "11") und keine Buchstaben o.ä..
• Unterrichtszeitenkategorie: Dieses Feld können Sie zunächst frei lassen. In späteren Schritten wird darauf nochmal eingegangen.
• Schulhalbjahrestyp: Wenn Sie zuvor in den Schulhalbjahren unterschiedliche Halbjahrestypen festgelegt haben, teilen Sie diese hier nun zu. 
  • Beispiel Gymnasium: zuvor sollten Sie unter "Schulhalbjahre" die verschiedene Typen für SEK I, JG11 und JG12 festgelegt haben. Diese Typen teilen Sie hier nun entsprechend zu.
  • Beispiel Grundschule/Oberschule: Sie haben keine Schulhalbjahrestypen angelegt und müssen hier nichts auswählen und können das Feld freilassen.
• Beste Note / Schlechteste Note: Legen Sie hier fest, welche die beste und schlechteste Note im jeweiligen Jahrgang ist.

Klicken Sie abschließend auf "Erstellen" und wiederholen Sie den Vorgang für jeden weiteren Jahrgang.

Beispiel Sekundarstufe I: Für den Jahrgang 5 wählen Sie den Schulhalbjahrtyp
"Sek1" und tragen als beste Note die 1 und als schlechteste Note die 6 ein.

Beispiel Sekundarstufe II: Für den Jahrgang 12 wählen Sie den Schulhalbjahrtyp "12" und tragen als beste Note die 15 und als schlechteste Note die 0 ein, da hier mit Punkten statt mit Noten bewertet wird.

In der Übersicht sehen Sie anschließend alle angelegten Jahrgänge. Über
"Bearbeiten" und "Löschen" können Sie diese jederzeit wieder anpassen.

Lehrer*innen

Legen Sie nun die Lehrkräfte an. Klicken Sie in der Checkliste auf "Lehrer
anlegen" oder wählen Sie oben in der Navigation "Lehrer".

Wie Sie die Importdatei aus den verschiedenen stammdatenführenden Systemen erstellen, erfahren Sie hier.

Für den Import klicken Sie oben rechts auf "Importieren". Über "+ Erstellen" legen Sie einzelne Lehrkräfte manuell an.

Wählen Sie unter "Importer" Ihr Stammdatensystem aus, zum Beispiel "SaxSVS (CSV)". Klicken Sie anschließend auf "Auswählen" und laden Sie Ihre zuvor erstellte Importdatei hoch.

Vor dem eigentlichen Import zeigt Ihnen beste.schule eine Vorschau an. Oben legen
Sie über die drei Aktionen fest, was der Import bewirken soll:

• Hinzufügen: Neue Lehrkräfte aus der Datei werden angelegt. (grün)
• Löschen: Lehrkräfte, die nicht mehr in der Datei enthalten sind, werden entfernt. (rot)
• Aktualisieren: Bereits vorhandene Lehrkräfte werden mit den Daten aus der Datei abgeglichen. (gelb)

Bei der Ersteinrichtung sind noch keine Daten vorhanden sind, daher werden nur neue Lehrkräfte angelegt. Sie sehen dann alle Personen, die angelegt werden in einer Liste. Über die Häkchen können Sie einzelne Personen vom Import ausschließen. Prüfen Sie die Liste und bestätigen Sie anschließend den Import.

Hinweis: Beachten Sie, dass eine gelöschte Lehrkraft weiterhin im System existiert. Dies ist notwendig, da sonst rechtlich bindend gegebene Noten nicht mehr zugeordnet werden könnten. Jedoch wird sofort der Zugang für die Lehrkraft gelöscht und Sie kann nicht mehr auf das System zugreifen und keine Änderungen mehr durchführen.

Sobald der Import abgeschlossen ist, können Sie direkt die Zugangsschlüssel
erzeugen. Klicken Sie dafür auf "Zugangsschlüssel drucken". Falls Sie diesen
Schritt später erledigen möchten, können Sie ihn auch zunächst überspringen.

Für jede Lehrkraft wird ein eigener Zugangsschlüssel erzeugt, mit dem sie ihr Konto selbst einrichtet. Sie erhalten eine druckfertige Übersicht mit einem Abschnitt pro Person. Jeder Abschnitt enthält einen QR-Code und alternativ einen Code zur Eingabe, dazu eine kurze Anleitung in drei Schritten:

1. Den QR-Code mit der Handy-Kamera scannen.
2. Den Zugangsschlüssel bestätigen.
3. Das Konto einrichten - mit Passwort, Google oder Apple.

Wer den QR-Code nicht scannen möchte, gibt den Code stattdessen auf
beste.schule/join ein.

Über das Download-Symbol oben rechts erhalten Sie die Übersicht als Datei zum Ausdrucken. Schneiden Sie die Abschnitte einfach auseinander und verteilen Sie sie im Kollegium.

Wichtig: Zugangsschlüssel sind vertraulich zu behandeln. Geben Sie jeden Abschnitt nur an die Person weiter, für die er ausgestellt ist. Über "Zugangsschlüssel erneuern" oben rechts erzeugen Sie neue Schlüssel, falls ein Ausdruck verloren gegangen ist. Die bisherigen Schlüssel verlieren damit ihre Gültigkeit.

Auf der Übersichtsseite "Lehrer" finden Sie außerdem die Schaltfläche "fehlende Zugangsschlüssel drucken". Damit erzeugen Sie gezielt nur die Schlüssel für die Personen, die ihr Konto noch nicht aktiviert haben - praktisch bei Neuzugängen im laufenden Schuljahr.

Rolle "Schulverwaltung" vergeben

Für Personen, die schulweit arbeiten - typischerweise Sekretariat, Schulleitung und Stellvertretung - gibt es die Rolle "Schulverwaltung".

Was die Rolle zusätzlich kann:

• Sie sehen in der oberen Leiste den zusätzlichen Punkt "Schule" und darüber die schulweiten Funktionen: Abwesenheiten, Aufgabenlisten, Mitteilungen, Berichte und den Export der Endnoten.
• Sie können Noten, Endnoten und Zeugnisse auch dann noch bearbeiten, wenn das unter "bearbeitbar bis" gesetzte Datum eines Halbjahres überschritten ist. Das ist der praktische Kern der Rolle: Sie schließen ein Halbjahr für das Kollegium ab, Personen mit Rolle Schulverwaltung können Nachzügler trotzdem noch einpflegen.
• Sie können Abwesenheitstypen bearbeiten, die auf "Schulverwaltung" eingestellt sind - etwa Freistellungen über mehrere Tage.

Sie vergeben die Rolle nach dem Anlegen der Lehrkräfte über den folgenden Weg:

Lehrer -> "Bearbeiten" auswählen bei gewünschtem Lehrer -> Rolle von "Lehrer" auf "Schulverwaltung" stellen -> Speichern

Tipp: Ihre Schulsachbearbeiter sind vermutlich nicht in Ihren Stammdaten hinterlegt. Also erstellen Sie diese über Lehrer -> Erstellen -> für "Lehrer-ID" vergeben Sie ein einmaliges Kürzel -> Rolle Schulverwaltung -> Erstellen.

Schüler*innen

Als Nächstes legen Sie die Schüler*innen an. Klicken Sie in der Checkliste auf
"Schüler anlegen" oder wählen Sie oben in der Navigation "Schüler".

Sie können die Schüler*innen manuell anlegen oder aus Ihrem Stammdatensystem importieren. Wie Sie die Importdatei aus den verschiedenen stammdatenführenden Systemen erstellen, erfahren Sie hier.

Für den Import klicken Sie oben rechts auf "Importieren". Über "+ Erstellen" legen Sie einzelne Schüler*innen manuell an.

Wählen Sie unter "Importer" Ihr Stammdatensystem aus, zum Beispiel "SaxSVS (CSV)".
Anschließend legen Sie fest, welche Angaben übernommen werden sollen:

Standardwerte für fehlende Werte: Hier hinterlegen Sie, ab welcher Klassenstufe die 2. und die 3. Fremdsprache unterrichtet wird. Diese Angaben werden für die Zeugnisse benötigt und dort ergänzt, wo sie in Ihrer Datei fehlen.

Optionale Informationen: Geburtstag, Geburtsort, Adresse und Erwachsenenstatus können zusätzlich importiert werden. Aktivieren Sie hier nur das, was Sie tatsächlich benötigen - etwa den Geburtstag und den Geburtsort, wenn diese auf Ihren Zeugnissen erscheinen sollen. Der Erwachsenenstatus sorgt dafür, dass volljährige Schüler*innen die gleichen Rechte wie Eltern erhalten und beispielsweise Abwesenheitsmeldungen für sich selbst erstellen können (nur mit Modul Schulleben und wenn Sie es freigeben). Über "Mehr…" blenden Sie weitere Felder ein.

Klicken Sie anschließend auf "Auswählen", laden Sie Ihre Importdatei hoch und bestätigen Sie den Import. Wie beim Import der Lehrkräfte sehen Sie zunächst eine Vorschau mit den Aktionen "Hinzufügen", "Löschen" und "Aktualisieren".

Durch den Import werden die passenden Schulhalbjahre automatisch zugeordnet. Legen Sie eine Person manuell an, müssen Sie diese Zuordnung selbst vornehmen.

Hinweis: Gelöschte Schüler*innen sind im System weiterhin vorhanden und können durch den Admin wiederhergestellt werden. Dies ist praktisch, wenn Sie beim Import einen Fehler gemacht haben oder Noten einer ehemaligen Schülerin oder eines ehemaligen Schülers einsehen möchten. Auch hier wird der Schüleraccount sofort deaktiviert und es kann nicht mehr darauf zugegriffen werden.

Sobald der Import der Schüler*innen abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, sofort Zugangsschlüssel zu erstellen. Falls Sie diesen Schritt später erledigen möchten, können Sie ihn auch zunächst überspringen.

Empfehlung: Erst im nächsten Schritt die Klassen anlegen und danach die Zugangsschlüssel erzeugen. Mit Hilfe der Klassen können Sie die Zugangsschlüssel genau nach der Klasse sortieren und später einfacher austeilen.

Schüler*in manuell anlegen

Es kann vorkommen, dass Sie einzelne Schüler manuell anlegen möchten statt den automatisierten Import zu nutzen. Klicken Sie dafür einfach auf das "+" oben rechts und legen Sie eine Person an. Geben Sie anschließend die entsprechenden Stammdaten ein.

Schüler*innen lassen sich ähnlich den Lehrer*innen verwalten. Bitte beachten Sie, dass das Feld ID hier sehr wichtig ist. Sicher möchten Sie Ihre Schüler*innen importieren und nicht manuell eingeben. Werden Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihren stammdatenführenden System abgleichen wollen, so werden Schüler*innen gelöscht worden sein oder haben, wie etwa durch Heirat der Eltern, einen anderen Namen erhalten. Manchmal hat eine Sachbearbeiter*in auch einfach nur die Reihenfolge der Vornamen vertauscht. Aus diesem Grund werden bestehende Schüler*innen mit Neuen ausschließlich über die ID abgeglichen.

Wählen Sie daher gleich zu Beginn eine ID, welche sich in der gesamten Schullaufbahn der*s Schüler*in nicht mehr ändern wird. Dafür eignen sich keine natürlichen Merkmale einer*s Schüler*in. Die meisten Stammdatensysteme vergeben daher eine sogenannte ID oder UUID. Es wird empfohlen diese zu verwenden. Möchten Sie diese aus Datenschutzgründen nicht angeben, so könnten Sie die ID auch als MD5-Hash übertragen.

Durch den Import aus einem Stammdatensystem werden die passenden Schulhalbjahre automatisch den Schüler*innen zugeordent. Falls Sie jedoch eine Person manuell anlegen, muss diese den zutreffenden Schulhalbjahren zugeordnet werden:

Durch den Import aus Ihrem Stammdatensystem werden ebenfalls verschiedene Merkmale bzw. Attribute bei den Schüler*innen hinterlegt. Diese sind notwendig, um etwa auf dem Zeugnis die richtige Fremdsprache oder ein abweichendes Ausstellungsdatum angeben zu können. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, für bereits angelegte Schulhalbjahre, weitere Merkmale zu erfassen. Greifen Sie manuell ein und achten Sie immer auf eine gleichbleibende Schreibweise.

Schüler*in bearbeiten

Weiterhin können Sie die Stammdaten und Attribute (auch von importierten Schüler*innen) bearbeiten. Wählen Sie dafür eine Person aus der Schüler*innenliste aus klicken Sie anschließend oben rechts auf den Stift. Anschließend können Sie die Stammdaten sowie die Attribute der einzelnen Halbjahre bearbeiten oder ergänzen.

Hier haben Sie auch die Option, volljährige Schüler*innen als "Erwachsen" festzulegen. Volljährige Schüler*innen haben die gleichen Rechte wie Eltern. Wenn Sie das Elternmodul nutzen, können volljährige Schüler*innen beispielsweise Abwesenheitsmeldungen für sich selbst erstellen oder Mitteilungen an Eltern als gelesen markieren.

Klassen

Nachdem Lehrkräfte und Schüler*innen angelegt wurden, fehlen nun noch die Klassen.
Klicken Sie in der Checkliste auf "Klasse anlegen" oder wählen Sie oben in der
Navigation "Klassen".

Dabei handelt es sich nicht nur um übergeordnete Klassen ("Hauptklassen") wie zum Beispiel 5a oder 7/3, sondern auch um klassenübergreifende Kurse oder Gruppen (z. B. Ethik- oder Fremdsprachengruppen, Grund- und Leistungskurse). Klassen bestehen aus der Zuordnung von Schüler*innen und Fächern und sind die einzige Möglichkeit, einer Schülerin oder einem Schüler eine Note zu geben. Eine Person kann in mehreren Klassen sein und behält ihre Noten auch dann, wenn sie die Klasse verlässt. Klassen werden für jedes Schuljahr neu angelegt.

Auch die Klassen legen Sie manuell an oder importieren sie aus Ihrem
Stammdatensystem. Klicken Sie für den Import oben rechts auf "Importieren", wählen Sie Ihr Stammdatensystem aus und laden Sie die Datei hoch. Der Ablauf entspricht dem Import der Lehrkräfte und Schüler*innen.

Nach dem Import sehen Sie alle Klassen und Gruppen, nach Jahrgängen gruppiert. Über "alle anzeigen" blenden Sie die vollständige Liste eines Jahrgangs ein - dort finden Sie auch die klassenübergreifenden Kurse und Gruppen.

Klassen und Gruppen bearbeiten

Wählen Sie eine Klasse oder Gruppe aus und klicken Sie anschließend links in der Leiste auf "Schüler*innen" oder "Fächer". So fügen Sie einzelne Personen bzw. Fächer hinzu oder entfernen sie wieder.

Damit Sie nicht alle Zuordnungen einzeln vornehmen müssen, gibt es unter "Klassen" oben rechts den Mehrfachzuordnungsdialog (Symbol mit den zwei Pfeilen). In der linken Spalte sehen Sie alle Klassen, in der rechten wählen Sie über das Dropdown-Menü zwischen Schüler*innen, Fächern oder Tags. Markieren Sie die gewünschten Einträge und verknüpfen oder entknüpfen Sie diese. Mit gedrückter Strg-Taste wählen Sie einzelne weitere Elemente aus, mit gedrückter Shift-Taste alle Elemente zwischen dem zuerst und dem zuletzt angeklickten.

Über denselben Dialog verknüpfen Sie auch die Kopfnoten-Fächer mit den Klassen, die Kopfnoten erhalten sollen.

Zugangsschlüssel für Schüler*innen und Eltern

Sobald die Klassen angelegt sind, erzeugen Sie die Zugangsschlüssel für die
Schüler*innen. Wir empfehlen, diesen Schritt erst jetzt zu erledigen und nicht
direkt nach dem Schüler-Import: Erst wenn die Klassen vorhanden sind, können Sie die Schlüssel klassenweise erzeugen und ausgeben.

Wählen Sie oben in der Navigation "Schüler" und klicken Sie auf "Zugangsschlüssel verwalten".

Im folgenden Dialog legen Sie fest, welche Schlüssel Sie erzeugen möchten:

• Typ: Wählen Sie "Schüler", um Zugangsschlüssel für die Schüler zu drucken. Mit der Option "Eltern" erzeugen Sie stattdessen die Schlüssel für die Eltern der ausgewählten Schüler. Damit können Eltern eigene Konten anlegen, um
  Abwesenheitsmeldungen für ihre Kinder zu verfassen, Ankündigungen zu lesen und Ähnliches.
• Schüler mit mindestens einem Benutzerkonto ausblenden: Lassen Sie diese Option aktiviert, damit nur Schlüssel für Personen erzeugt werden, die ihr Konto noch nicht eingerichtet haben. Das ist im laufenden Schuljahr bei Neuzugängen praktisch.
• Schüler: Wählen Sie einzelne Personen aus und fügen Sie sie hinzu, oder nutzen Sie "Alle Schüler hinzufügen".
• Klassen: Wählen Sie eine oder mehrere Klassen aus und fügen Sie diese hinzu. So erzeugen Sie die Schlüssel klassenweise und können sie gebündelt an die Klassenlehrkräfte weitergeben.

Klicken Sie abschließend auf "Anzeigen".

Sie erhalten anschließend eine druckfertige Übersicht mit einem Abschnitt pro Person. Jeder Abschnitt enthält den Namen, die Klasse, einen QR-Code sowie alternativ einen Code zur Eingabe auf beste.schule/join - dazu eine kurze Anleitung in drei Schritten. Über das Download-Symbol oben rechts laden Sie die Übersicht als Datei zum Ausdrucken herunter.

Mit "Alle Zugangsschlüssel erneuern" erzeugen Sie neue Schlüssel. Beachten Sie, dass die bisherigen Schlüssel damit ihre Gültigkeit verlieren.

Klassenbucheinträge und Typen festlegen

Im letzten Schritt legen Sie fest, welche Einträge in Ihrem Klassenbuch erfolgen dürfen. Klicken Sie in der Checkliste auf "Klassenbucheinträge definieren" oder öffnen Sie links in der Seitenleiste "Typen".

Unter "Typen" bestimmen Sie die verschiedenen Arten von Einträgen in den einzelnen Kategorien: Klassenbuch, Einträge, Abwesenheiten, Aufgabenlisten, Mitteilungen, Zahlungen und Tags. Beachten Sie, dass Ihnen je nach gebuchten Modulen möglicherweise nicht alle Typen zur Verfügung stehen.

Klassenbuch

Unter "Typen > Klassenbuch" legen Sie die Notiztypen für das Klassenbuch fest. Die vier Reiter geben an, worauf sich eine Notiz bezieht:

• Woche: Notizen, die für eine ganze Woche gelten, zum Beispiel der
  Ordnungsdienst.
• Tag: Notizen, die für einen einzelnen Schultag gelten.
• Unterrichtsstunde: Notizen zu einer konkreten Stunde, zum Beispiel das
  Stundenthema oder eine angekündigte Klassenarbeit.
• Schüler: Notizen, die sich auf eine einzelne Person in einer Stunde beziehen.

Für den Reiter "Unterrichtsstunde" bieten sich beispielsweise die folgenden Typen an: "KA - Klassenarbeit" und "LK - Leistungskontrolle", jeweils sichtbar für Schüler*innen, sowie "ST - Stundenthema", sichtbar für Lehrkräfte.

Einträge

Unter "Typen > Einträge" legen Sie fest, welche Arten von Bemerkungen zu einzelnen Schüler*innen oder zu einer ganzen Klasse erfasst werden können. Über die beiden Reiter "Schüler" und "Klasse" wechseln Sie zwischen den Bezugsebenen.

Auch hier vergeben Sie je Typ einen Namen, eine Farbe und eine Sichtbarkeit.
Denkbar sind zum Beispiel "Gesundheitshinweis" (sichtbar für Eltern), "Lob"
(sichtbar für Schüler*innen) und "Verstoß" (sichtbar für Lehrkräfte).

Abwesenheiten

Unter "Typen > Abwesenheiten" legen Sie fest, aus welchen Gründen Schüler*innen dem Unterricht fernbleiben können. Klicken Sie auf "+ Erstellen" und füllen Sie die Felder aus:

• Name: Bezeichnung des Abwesenheitsgrundes, zum Beispiel "Krank".
• Das ist der Standard-Typ: Dieser Typ wird beim Erfassen einer Abwesenheit
  automatisch vorausgewählt.
• Kann bearbeitet werden durch: Legen Sie fest, wer Meldungen dieses Typs erstellen darf. Wählen Sie zum Beispiel "Eltern", können Eltern und volljährige Schüler*innen Krankmeldungen selbst erfassen. (nur mit Modul Schulleben)
• Vorbelegung für Anwesenheit: Legen Sie fest, wie die Person im Klassenbuch automatisch markiert wird, wenn dieser Grund hinterlegt wird - "Abwesend" (der häufigste Fall, etwa bei Krankheit), "Anwesend" (die Person ist im Unterricht, nimmt aber nicht teil, etwa bei einer Sportbefreiung) oder "Wird nicht erfasst".

In der Übersicht sehen Sie anschließend alle Abwesenheitstypen mit den
zugehörigen Einstellungen. Eine typische Zusammenstellung könnte so aussehen:

• Krank - bearbeitbar durch Eltern - Vorbelegung "Abwesend" (wenn Bearbeitung durch Eltern freigegeben ist, können auch Lehrkräfte diese hinterlegen - sie benötigen keinen zusätzlichen Abwesenheitstyp)
• Freistellung - bearbeitbar durch Schulverwaltung - Vorbelegung "Abwesend"
• Sportbefreiung - bearbeitbar durch Lehrer - Vorbelegung "Anwesend"
• Teilnahme schulischer Wettbewerb - bearbeitbar durch Lehrer - Vorbelegung "Wird nicht erfasst"

Aufgabenlisten

Unter "Typen > Aufgabenlisten" legen Sie die Arten von Aufgabenlisten fest, die an Ihrer Schule geführt werden. Auch hier bestimmen Sie über die Sichtbarkeit, wer eine Liste sehen und bearbeiten darf. Denkbar sind zum Beispiel eine "Belehrung" für das Kollegium oder eine persönliche "Checkliste", die nur die Lehrkräfte selbst sehen und nicht die gesamte Schule ("Ich"). Das ist praktisch, damit in der Schule nicht >100 Listen entstehen und für alle sichtbar sind.

Tags

Mithilfe des Typs "Tags" haben Sie die Möglichkeit bestimmte Eigenschaften oder Rollen für:

• Klassen (z.B. Realschulklasse),
• Fächer (z.B. Arbeitsgemeinschaft),
• Schüler*innen (z.B. Klassensprecher oder pädagogischer Hinweis),
• oder Lehrkräfte (z.B. Klassenlehrer*in) hinzuzufügen.

Sie können hier eine Sichtbarkeit einstellen, wer die Tags sehen soll. Die ID stellt in diesem Fall das Kürzel oder eine Kurzform dar, z.B. "KSP" für "Klassensprecher" oder "RS" für "Realschulklasse".

Nachteilsausgleiche (Sachsen)

Für die Archivierung sollen im Notenbuch in Sachsen Nachteilsausgleiche angezeigt werden. Das geht jetzt über spezielle Tags, die wir für Administrator*innen vorschlagen.

Sie haben Profilfächer an Ihrer Schule?

Als Fach haben alle schulspezifischen Profile in Sachsen das amtliche Kürzel "P". Im SaxSVS benötigen Sie zunächst Profilgruppen, um die Schüler*innen einzuteilen.
Die konkreten Profile unterscheiden sich dabei von Schule zu Schule. Im SaxSVS wird für den Profilunterricht jedoch häufig lediglich das amtliche Fachkürzel „P“ verwendet und entsprechend auch so in beste.schule importiert. Das führt dazu, dass alle Profilgruppen nur das Fach „Profilunterricht“ hinterlegt haben, ohne eine genaue Unterscheidung zwischen den einzelnen Profilarten (z. B. naturwissenschaftlich, interdisziplinär, musisch, …). Um diese Unterscheidung in beste.schule und schließlich auch auf dem Zeugnis zu gewährleisten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Profilfächer anlegen
Öffnen Sie den Bereich „Fächer“ und klicken Sie auf das „+“, um ein neues Fach anzulegen. Profilfächer beginnen mit dem Kürzel „P:“.
Beispiel: Legen Sie das Fach „P:nawi“ mit dem Namen „Naturwissenschaftliches Profil“ an.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle an Ihrer Schule angebotenen Profile.

2. Profilfächer den Gruppen zuordnen
Wählen Sie anschließend die jeweilige Profilgruppe aus. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Fächer“ (A). Entfernen Sie zunächst das bisher zugeordnete Fach „Profil“, indem Sie auf das Kreuzsymbol (B) klicken. Fügen Sie danach das richtige Profilfach hinzu (C).
Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Profilgruppen.

Weitere Schritte

Fertig - Sie haben die wichtigsten Grundeinstellungen in beste.schule für Ihre Schule vorgenommen!

Führen Sie auch direkt das Klassenbuch ein? Dann finden Sie hier weitere wichtige Informationen zur weiteren Einrichtung, wie z.B. zum Stunden- und Vertretungsplan und anderen Typen.

Weitere Informationen zur Einrichtung des Moduls Schulleben und zur Verwaltung der Eltern finden Sie hier.